Anualmente se celebra la Semana Internacional de los Archivos y este año desde el Consejo Internacional de Archivos (ICA) se hace un llamamiento para que del 3 al 9 de junio se abran al público todos los archivos, dándose así a conocer la profesión vinculada y sus servicios, además de llevar realizar actividades de difusión.

Por este motivo, el Centre de Documentació de l’Orfeó Català (CEDOC) invita a conocer con mayor detalle algunas de sus tareas y de los archivos del siglo XXI.

La actividad del archivo pasa por una gran variedad de funciones, desde atender a los usuarios, el control de la gestión documental de las oficinas de la Fundación, pasando por el tratamiento documental de los fondos históricos, hasta las actividades de difusión. Todo ello constituye una actividad llena de retos, y el campo de la documentación digital y su preservación es uno de los principales obstáculos que habrá que superar en el más inmediato futuro.

Así, desde el CEDOC se efectúa, por una parte, una labor de preservación, tratamiento y puesta en acceso de la documentación histórica, velando además que la documentación actual que genera la Fundación se guarde en las mejores condiciones, para su fácil acceso en el futuro. Con este fin la Fundación ya ha instalado en muchos departamentos de la casa un aplicativo de gestión de archivos que garantiza la conservación de la documentación generada cada temporada, desde la programación artística hasta toda la documentación producida por la actividad del Palau, todo ello con voluntad de garantizar el acceso interno a la misma y la seguridad del material conservado. De este modo, la Fundación se convierte en una entidad que se preocupa por la buena gestión de la información, aspecto que genera muchas ventajas, entre ellas: una mejor productividad, contribuyendo así a la mejora de los procesos administrativos; esta gestión documental también facilita y documenta la creación de políticas y la toma de decisiones a nivel directivo y, en tercer lugar, permite también la protección contra litigios, en su caso, respecto a la existencia o ausencia de evidencia de las actividades efectuadas por la entidad.

Por otra parte, hay que decir que uno de los rasgos distintivos del CEDOC, que lo hace singular, es que una parte de esta documentación activa y de reciente creación por parte del Palau es puesta a disposición del público a través de algunas de nuestras plataformas digitales. Una de ellas, creada recientemente, es la dedicada a las grabaciones sonoras (conciertos, conferencias...) https://arxiu.palaumusica.cat, que funciona como almacén definitivo de todo aquello que se publica en el nuevo web “Palau Digital” del Palau de la Música Catalana. Así pues, los archivos creados de forma reciente pasan a disposición del público poco después de su creación, pero siguiendo siempre los permisos inherentes a la propiedad intelectual. El documento digital se ha convertido en el apoyo indispensable para brindar el mejor servicio y para acercarse más y mejor al público, aunque se generan unas tareas y requerimientos de preservación digital que deben tenerse en cuenta y resulta esencial disponer para los archivos de un buen plan estratégico de preservación digital.

No obstante, no debe olvidarse el contacto directo con las personas para conocer sus necesidades e intereses, y de ahí que el CEDOC se mantenga activo en las redes sociales, ofrezca visitas guiadas especializadas y también organice exposiciones y conferencias en torno a nuestros fondos musicales, aspectos complementarios que ayudan a crear una mejor difusión de nuestro material así como un diálogo más directo con el público. Una de las actividades que ofrecemos a lo largo del año son las visitas guiadas, que permiten dar a conocer un archivo y biblioteca todavía muy desconocidos por la población; recientemente –esta pasada semana– abríamos nuestro archivo a los alumnos de la escuela universitaria Euroaula, que conocieron in situ nuestra actividad, y este 6 de junio también hemos abierto nuestro archivo a la Associació de l’Estudi del Moble; en definitiva, una actividad de la que cualquier persona interesada puede disfrutar de forma gratuita. Además, cada año el archivo se abre a los alumnos de prácticas del Grado en Musicología de la UAB, con la voluntad de que puedan trabajar con partituras originales, estableciendo además vínculos con futuros musicólogos.

Así pues, el CEDOC trabaja en diferentes planos: el tratamiento, la preservación y puesta en acceso al público de la información, como aspectos claves, pero todo esto pasa también por atender las consultas a nuestros fondos, que pueden ser tanto internas, para el trabajo diario de la Fundación, como externas, del público en general, y a su vez también protagoniza una amplia oferta anual de exposiciones, que complementa su labor de difusión. El CEDOC es un ente vivo y pretende por encima de todo conseguir que sus fondos dialoguen con la sociedad y se conviertan un apunte a tener en cuenta para la recuperación de nuestra historia, ya sea musical o general.

Después de esta aproximación, cabe señalar que perfil de un archivo del siglo XXI conlleva un espacio multidisciplinar, que va desde la apertura al mundo digital, la interacción constante con el público y el fomento de la investigación de sus fondos, aspectos todos ellos que se potenciarán mediante el acceso virtual a sus fondos y la interacción personal, sea física o virtual, con el público.